Datenschutzerklärung von Caterflow

Caterflow ApS ist Verantwortlicher für die Daten, die wir selbst erheben, zum Beispiel, wenn Sie caterflow.dk besuchen, uns kontaktieren, eine Demo buchen oder Ansprechpartner bei einem Kunden oder Partner sind.

Caterflow ist eine Plattform, die Caterer, Mittagsversorger, Kantinen und Großküchen für Bestellung, Produktion, Lieferung und Abrechnung nutzen. Daraus ergeben sich für uns zwei Rollen:

• Verantwortlicher: Für die Website, Anfragen, Demo-Buchungen und unsere eigenen Kunden- und Partnerbeziehungen entscheiden wir selbst, warum und wie die Daten verarbeitet werden.
• Auftragsverarbeiter: Für die Daten, die unsere Kunden in Caterflow erfassen, zum Beispiel über ihre Mitarbeitenden, Kunden, Bestellungen und Lieferungen, ist der Kunde der Verantwortliche. Wir verarbeiten sie nur nach den dokumentierten Weisungen des Kunden im Auftragsverarbeitungsvertrag, den wir mit ihm geschlossen haben.

Haben Sie über ein Unternehmen, das Caterflow nutzt, Essen bestellt und Fragen zu Ihren Daten, wenden Sie sich bitte an dieses Unternehmen. Erhalten wir eine Anfrage zu Daten, die wir für einen Kunden verarbeiten, leiten wir sie unverzüglich an den Kunden weiter.

Die Website speichert in Ihrem Browser nur das Nötigste, sofern Sie nicht in mehr einwilligen:

• Notwendig: Ihre Cookie-Auswahl (caterflow_cookie_consent), damit das Banner nicht erneut erscheint. Gespeichert im lokalen Speicher Ihres Browsers, bis Sie sie löschen.
• Präferenzen: ob Sie das dunkle oder helle Design gewählt haben (theme). Gespeichert im lokalen Speicher Ihres Browsers, bis Sie sie löschen.
• Statistik und Marketing: Wenn Sie zustimmen, kann der Google Tag Manager Analyse- und Werbedienste von Google laden, die Cookies setzen, um Besuche und die Wirkung von Anzeigen zu messen. Ohne Ihre Einwilligung setzen wir diese Cookies nicht. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Button unten ändern oder widerrufen oder indem Sie Cookies und Websitedaten in Ihrem Browser löschen.

Welche Daten in Caterflow verarbeitet werden, hängt von den Funktionen ab, die der Kunde nutzt. Dazu können gehören:

• Name, Adresse, Lieferadresse, Telefonnummer und E-Mail
• Arbeitsplatz, Benutzer-ID und Anmeldedaten
• Bestellhistorie, Liefer- und Rechnungsdaten
• Kommentare, Notizen und sonstige Kommunikation
• IP-Adressen, technische Protokolle und andere Sicherheits- und Betriebsdaten

Wir setzen folgende Anbieter für den Betrieb von Caterflow ein. Sie sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gebunden, die denselben Schutz bieten wie unsere eigenen.

Fehlerverfolgung, Protokolle und Überwachung laufen auf unseren eigenen Servern und erfordern daher keinen externen Anbieter. Anfragen von der Website werden bei Supabase gespeichert, und Bestätigungs-E-Mails werden über Amazon SES in der EU versendet. ⚠ ZU ERGÄNZEN: Region und Übermittlungsgrundlage für das Supabase-Projekt. Wir informieren unsere Kunden mindestens 30 Tage, bevor ein neuer Unterauftragsverarbeiter Zugriff auf ihre Daten erhält.

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur dann außerhalb der EU/des EWR, wenn eine gültige Grundlage nach Kapitel V DSGVO besteht:

• Clerk (Anmeldung): Clerk, Inc. in den USA ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Hilfsweise gelten die Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission.
• OpenAI (KI-Funktionen, nur wenn eingeschaltet): Die Daten werden von OpenAI Ireland Ltd verarbeitet. Eine etwaige Weiterübermittlung außerhalb des EWR erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln oder eines Angemessenheitsbeschlusses.
• AWS: Die Daten werden in der EU gespeichert. Ein etwaiger Zugriff von außerhalb des EWR ist durch Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag von AWS abgedeckt.
• Google (nur auf der Website und nur mit Ihrer Einwilligung): Google ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

• Die KI-Funktionen sind optional. Sie sind ausgeschaltet, bis der Kunde sie einschaltet, und bis dahin wird nichts an KI-Anbieter gesendet.
• Es werden nur die Daten gesendet, die für die jeweilige Funktion nötig sind. Für Dashboards werden nur die Frage des Nutzers und die Struktur der Datenbank gesendet, nicht die Inhalte oder Ergebnisse.
• CPR-Nummern, Allergie- und Gesundheitsdaten werden niemals an KI-Anbieter gesendet.
• Kundendaten werden nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet, weder von uns noch von den KI-Anbietern.

• Jeder Kunde hat seine eigene Datenbank, und die Produktionsdatenbanken sind verschlüsselt.
• Der gesamte Datenverkehr zu Caterflow und caterflow.dk ist mit HTTPS/TLS verschlüsselt.
• Nur Kernentwickler mit dienstlichem Bedarf können auf Produktionsdaten zugreifen, und für kritische Systeme ist eine Zwei-Faktor-Anmeldung erforderlich.
• Passwörter werden von Clerk verwaltet. Wir speichern keine Passwörter der Nutzer, weder im Klartext noch gehasht.
• Backups sind verschlüsselt und liegen in Frankfurt. Die Wiederherstellung wird regelmäßig getestet.
• Alle mit Zugriff auf personenbezogene Daten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

• Produktionsdaten in Caterflow: solange der Kunde Caterflow nutzt; spätestens 30 Tage nach Vertragsende werden sie gelöscht, sofern der Kunde sie nicht zurückverlangt.
• Anmelde- und Nutzerdaten bei Clerk: spätestens 90 Tage nach Vertragsende gelöscht.
• Backups: bis zu 30 Tage.
• Systemprotokolle: in der Regel 60 Tage.

Kommt es zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, dämmen wir sie ein, untersuchen und dokumentieren sie. Betrifft sie Daten, die wir für einen Kunden verarbeiten, informieren wir den Kunden unverzüglich und in der Regel innerhalb von 48 Stunden, damit er seine Pflichten erfüllen kann. Betrifft sie Daten, für die wir selbst verantwortlich sind, melden wir sie der dänischen Datenschutzbehörde und informieren Sie, wenn das Gesetz es verlangt.

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft: zu erfahren, welche Daten wir über Sie haben, und eine Kopie zu erhalten.
• Berichtigung: falsche Daten korrigieren zu lassen.
• Löschung: Ihre Daten löschen zu lassen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
• Einschränkung: dass wir die Daten nur speichern, solange ein Widerspruch oder Zweifel geklärt wird.
• Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruch: der Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses zu widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung: Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Schreiben Sie an support@caterflow.dk. Geht es um Daten, die einer unserer Kunden in Caterflow erfasst hat, wenden Sie sich bitte an den Kunden. Wir helfen ihm, die Anfrage zu beantworten.

Wenn Sie mit unserer Verarbeitung Ihrer Daten unzufrieden sind, schreiben Sie uns gern zuerst. Sie können sich auch bei der dänischen Datenschutzbehörde (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Dänemark, www.datatilsynet.dk, beschweren.